ビジネス電話の対応マナーまとめ | 恥ずかしい思いをしないために

あなたは、ビジネスで電話をかける際、もしもし…なんて言っていませんよね。

もしあなたが言っているのであれば、それは良い対応ができているとは言えません。

むしろ、自分が知らないところで相手に笑われているかもしれませんよ。

そんな恥ずかしい思いはしたくないですよね。

この記事ではビジネス電話の対応マナーについて解説していきます。

ビジネス電話の対応に自信がないという方、自分の普段の対応と重ね合わせて読み進めてください。

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ビジネス電話の「もしもし」はマナー違反

冒頭でも述べたようにビジネス電話において「もしもし」はマナー違反となります。

そもそも「もしもし」という言葉は「申す申す」という謙譲語の略語として生まれたと言われています。ビジネスシーンでの謙譲語は嫌われています。

「もしもし」ではなく「お世話になっております」や「お電話ありがとうございます」などの言葉を述べるようにしましょう。

相手が忙しいと予想される時間帯にかけない

事前に相手と電話をするアポイントが取れているのであれば、その指定通りの時間に電話をかければ問題ないのですが、唐突な電話をかけるのであれば、時間帯に配慮する必要があります。

忙しい時間帯に急な電話をかけられても対応しにくいですし、迷惑になるだけです。

相手の職種によって、時間が取れやすい時間帯は異なりますので、しっかりと相手のスケジュールを確認した上で電話をかけるようにしましょう。

目の前にその人がいるように明るく話す

ビジネスシーンでの電話対応で最も重要なことが、明るいトーンで話すということです。

電話をかける時も電話を受ける時も、相手に明るい印象を与えるということを心がけてください。

相手に顔が見えない状況で声だけで相手に伝えるわけなので、いかなる時でも明るさだけは欠かしてはなりません。

すぐにメモが取れるような状況にしておく

電話相手とスムーズなお話ができるように、すぐにメモが取れるよう、手元にメモ帳とボールペンを用意しておくようにしましょう。

何かあるごとにメモを取る時間を割いていては相手にも迷惑ですし、良い印象を与えません。特に人数や数字など間違えやすい内容の場合は必ずメモを取るようにしましょう。

覚えていたつもりが意外と違うことを記憶していたということも多いので気をつけてください。

保留が長引きそうな場合は事前に伝えておく

電話を取り次ぐ相手が電話にでられる状況ではなく、保留が長引きそうな場合には「こちらから改めて、お電話しますので、都合の良い時間を…」などのようにし、長い時間保留で相手を待たせないようにしましょう。

また、電話を取り次ぐ相手が隣にいるという場合でも、受話器をそのまま手渡しをするのではなく、必ず一度保留にするようにしください。

一瞬でも周囲の雑音が聞こえてしまうと、不快な思いをする方もいらっしゃいます。

担当者が不在時は余計な情報を喋らない

担当者が不在で、電話相手が「直接会いに行くから住所を教えてくれ」や「電話番号を教えてくれ」などの申し出をしてきても、絶対に教えないようにしましょう。

これらの情報は個人情報でプライバシーに関わるものです。また、必ずしも善意の心を持った方であるという保証はありません。

自分の身分を偽って悪事を働こうとしている可能性もあります。その辺りのこともきちんと考えて電話対応を行いましょう。

まとめ

この記事ではビジネス電話の対応として最低限知っておかなければならないことを解説してきました。

「電話対応なんて誰でもできる」と、何も教えてくれない職場もたくさんあります。

知らず知らずのうちに相手に不快な思いをさせていたり、自分の知らないところで笑われているかもしれません。

しっかりビジネス電話の対応マナーを勉強して、恥ずかしくない電話対応ができるようにしておきましょう！

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