ビジネスメールの挨拶文の書き方とは？季節別でも紹介

はじめに

初めての相手にビジネスメールを送るとき、どのように送っていますか。

新規のお客様・取引先様など、挨拶メールを送るときには失礼のないように気を付けたいところですよね。

そこで今回は、ビジネスメールの基本の型から挨拶文の書き方、季節別の例文をご紹介します。

本記事を参考に、まずはビジネスメールの基本的な型をおさえて、挨拶文のバリエーションを増やしていきましょう！

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ビジネスメールでの基本的な型

そもそもビジネスメールを書く際、どのような流れで書いたらいいのでしょうか。

ビジネスメールでは、以下の流れで書くのが一般的です。

「宛先」→「挨拶」→「自己紹介」→「本文」→「結び」→「署名」

メールを書くときは、このような流れを意識して書いてみましょう。

ビジネスメールの基本の書き方

ビジネスメールの基本の型をおさえたら、次は書き方と注意点について見てみましょう。

「件名」「宛先」「挨拶」「結び」「署名」の５つの観点から、ご紹介します。

件名

多くのビジネスパーソンは一日に何十通ものメールを受け取っています。

多くのメールの中で埋もれないために、一目で用件がわかり、かつ素早いレスポンスへつながるような件名を書くことが大切です。

そのために次のようなポイントを意識して、件名を決めましょう。

• 【重要】【要返信】などを頭に記載し、メールの重要度を伝える
• 【ご依頼：〇/〇〆】など、依頼事項であれば、締め切り日を記載する
• 用件を簡潔に伝える

以上のことに気を付けて、件名を考えましょう。

宛先

宛先は、基本的に会社（団体）名 、部署名、役職名、名前、敬称を書くのが基本です。

送る相手の所属や役職はわかる範囲で書き、会社名は正式名称を事前に調べておきましょう。

「後株／前株」の誤り、宛名の打ち間違えは失礼にあたるので、十分確認してから送るようにしましょう。

個人宛に送る場合は「様」、部署や複数に送る場合は「御中」「各位」になるので、注意が必要です。

挨拶

挨拶文では、「いつもお世話になっております」「いつも大変お世話になっております」という表現を使用するのが一般的です。

しかし、他にも次のような挨拶文があります。

• お世話になっております
• 平素よりお世話になっております
• 突然のご連絡を失礼いたします
• ご無沙汰しております
• 度々のご連絡を失礼いたします
• 先日はありがとうございました
• いつもありがとうございます

など

このように言い回しは複数あるので、時と場合に合わせて、使い分けができるようにしましょう。

結び

メールの最後には、「結び」の言葉で締めくくります。

挨拶文と同様に、いくつか表現がありますので、見てみましょう。

• よろしくお願いいたします
• 今度ともどうぞよろしくお願いいたします
• 引き続きどうぞよろしくお願いいたします
• 何卒よろしくお願いいたします
• ご検討のほどよろしくお願いいたします
• ご確認のほどよろしくお願いいたします

など

署名

署名は、メールアドレス以外の連絡先を明示する役割を果たしています。

基本的には、名前、メールアドレス、電話番号、会社の住所を署名蘭に記載しましょう。

基本情報をおさえていれば、カスタマイズも自由です。自分なりの署名を作成しましょう。

季節別の挨拶文の例文

最後に、季節に合わせた挨拶文の例を見てみましょう。普段使うものではないので、悩んでしまう事もあると思います。

• 新年の挨拶　⇒　新年あけましておめでとうございます。今年もよろしくお願いいたします
• 年末の挨拶　⇒　本年も大変お世話になりました。
• 夏の挨拶   ⇒　酷暑が続いておりますが、お変わりなくお過ごしでしょうか。
• 冬の挨拶　　⇒　厳しい寒さが続いておりますので、くれぐれもご自愛ください。

他にも種類は多くありますので、ご自身で調べてみてください。

おわりに

今回はビジネスメールの基本の型、メールの書き方やポイント、季節別の例文についてご紹介しました。

TPOに合わせた挨拶文を示せることで、相手への印象が大きく変わってきます。

今回の記事を参考に、自分の挨拶文に深みをつけていきましょう！

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また、以下のようなスマホ用のビジネスマナーのアプリもいろいろとありますので、ビジネスマナーが気になる方はやってみるといいでしょう。