【ビジネスメール】感謝・謝罪の文章の書き方まとめ
ビジネスで、感謝や謝罪をメールで行う場面は数多くありますよね。
しかし一歩間違うと、大きな問題にまで発展してしまう可能性もあります。メールの文面で、上手に気持ちを伝えるにはコツや注意点があります。
そこで今回は、ビジネスシーンで失敗しないための感謝・謝罪の書き方についてご紹介します。
【ビジネスメール】催促・依頼・お断りの文章の書き方まとめ
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目次
【感謝】メールでお礼を伝えるとき
それではまず、メールで感謝を伝えるときの書き方について見ていきましょう。
メールで感謝を伝えるときは、できるだけ早く、定型文にならないように、感謝の気持ちを述べるようにしましょう。また、感謝の言葉は相手の立場や状況によって、使い分けられるようになりましょう。
それでは詳しく見ていきます。
送るタイミング
忙しいとつい忘れてしまいがちなお礼ですが、基本的には24時間以内に連絡をしましょう。
展示会や見学会へのご招待、取引先への訪問の後には、感謝メールを送るのがマナーです。そして、次の日の午前中までには連絡できるようにしましょう。時間が経ってからの連絡だと、感謝の気持ちは伝わりづらいですよね。
ちょっとしたお礼であればあるほど、鮮度が命だと思って、なるべく早く送ることが大切です。
本文の書き方
メールで感謝を伝えるときは、以下のポイントに気を付けて書いてみましょう。
- 丁寧な言葉で書けているか
- 定型文になってはいないか
- 取り急ぎと書いていないか
まず丁寧な文章を書くことは、感謝のメールに留まらず、ビジネスメールではマストです。
「親しき中にも礼儀あり」という言葉があるように、いくら取引先様と仲が良かったとしても、カジュアルすぎたり、顔文字や絵文字を使ったりして書くことがないように気を付けましょう。この１つのメールだけで関係性が壊れてしまいかねません。
また、スピードを優先するあまり、誰にでも使えるような定型文になっていないか、取り急ぎと記載していないかも注意したいところです。
文中では、その日の出来事に関する感想や気づきなど具体的に書くことで、あなたのために書いていることが伝われば、よりいい印象を持ってもらいやすくなるでしょう。
それでは、感謝メールを作成する文例として、以下のメールを見てみましょう。
＜訪問後のお礼のメール文例＞
－件名
【御礼】〇〇〇に関するお打ち合わせについて（株式会社●●）
－本文
株式会社〇〇
△△様
いつも大変お世話になっております。
株式会社●●の■■です。
本日はご多忙の中、貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
〇〇に関するお考えや課題に関しては、次の提案に活かしていきたいと存じます。
また、弊社商品の導入をご検討いただくにあたって、ご要望やご質問などございましたら、お気軽にご相談いただけますと幸いです。
できる限り、貴社のご要望に沿えますよう、尽力してまいります。
それでは引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。
このメールでは、お礼をするだけでなく、当日伺えた課題に対する今後の展開まで触れられています。こうすることで、次の訪問にもつなげやすくなりますよね。
一度で終わらずに、次につながるような文章の作成をしていきましょう。
相手や状況別の感謝を表す文例・フレーズ
それでは、状況別に感謝を表すフレーズを見てみましょう。
＜一般的なお礼のフレーズ＞
まずは、社内の親しい上司や同様に使う、基本的なお礼のフレーズを見てみましょう。
- ありがとうございます
- 感謝しています
- 大変恐縮です
- 嬉しく思います
- もったいないお言葉です
＜フォーマルなお礼のフレーズ＞
次に、目上の方や取引先に対して、深い感謝をかしこまった表現で伝えるフレーズです。
- 心より感謝申し上げます
- 厚く御礼申し上げます
- 心より御礼申し上げます
- 深謝いたします
- 感謝の意を表します
ビジネスメールで感謝を伝えるときには、このほかにもパターンが多数にあります。状況に合わせた表現を使えるようにしましょう。
【謝罪】メールでお詫びをするとき
次に、メールで謝罪するときの書き方について見てみましょう。
メールで謝罪をする際は、一刻も早く対応し、問題発生の経緯を説明するとともに、対応策を示せるようにしましょう。
ビジネスにおいて何らかの問題が発生した場合、相手先へ訪問するか、または電話にて直接謝罪することが基本とされています。
しかし状況によっては、相手が不在にしていたり、出張に行っていたりと、直接謝罪できない場合もあります。その場合でも、できる限り早く先方に謝罪の連絡をし、対応方法を伝えなければなりません。
そこで、お詫びに関するメールの書き方を知っておくことは重要です。自己流のお詫びメールで、相手に誠意が伝わらず、逆効果になることがないようにしましょう。
それではお詫びメールの書き方について、詳しく見ていきましょう。
送るタイミング
ミスやトラブルが発生し、謝罪しなければならないことが発覚した場合は、一刻も早く連絡をしましょう。
ビジネスで謝罪をする場合、直接出向いて謝罪するか、電話で謝罪するかが基本です。しかし、メールで先に謝罪することになる場合もあると思います。その場合でも、メール後には必ず電話か訪問して、直接謝罪するようにしましょう。
なぜなら、問題が発生しても謝罪せず、後から丁寧にお詫びメールを送ったとしても、相手からすれば、「その期間は何していたのか」と不審に思われてしまうからです。それではかえって逆効果です。
問題が発生した場合は、案件を放置せずに素直に非を認め、すぐ対応するようにしましょう。
本文の書き方
それでは、どのようにメールで謝罪を表現したら、こちらの誠意が伝わるでしょうか。
謝罪のメールを作成する際は、以下の3点に気を付けましょう。
- 誠意をもって謝罪の意が示されているか
- 問題の経緯を説明できているか
- 対応策が明記されているか
当たり前のことですが、誠意をもって謝罪しているかは重要です。こちらのミスであるにも関わらず、テンプレートのような文面では、かえって不信感を募らせてしまいます。テンプレートを使うことがあったとしても、アレンジを加えて、メールを送るようにしましょう。
また、なぜそのミスやトラブルが発生してしまったのか、その後の対応はどうするのかが書かれていることで、問題にしっかり向き合っているという姿勢を伝えることもできるでしょう。
それでは謝罪メールを作成する文例として、以下のメールを見てみましょう。
＜発送スケジュールの遅延に関するお詫びのメール文例＞
－件名
【お詫び】〇〇〇に関する発送遅れについて（株式会社●●）
－本文
株式会社〇〇
△△様
いつも大変お世話になっております。
株式会社●●の■■です。
ご依頼を頂戴している〇〇パンフレットの発送ですが、
予定よりも発送が遅れてしまっておりますこと、心より深くお詫び申し上げます。
現在、予定の次の日（●日）の発送で手続きが完了しております。
原因を調査した結果、弊社内部の連携不足・不手際によるミスであることが判明いたしました。
この度は、こちらの不手際により、〇〇様にご迷惑をおかけし、心より深くお詫び申し上げます。
今後このようなことがないように、再発防止に努めてまいります。
誠に申し訳ございませんでしたが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
このメールでは、なぜトラブルが発生してしまったのか、その後はどうなったかまで書けていますよね。確実に発送できる日にちを伝えられていることで、相手の不安の解消にもつながると思います。
相手や状況別の謝罪やお詫びを表す文例・フレーズ
最後に、状況別の謝罪の表現について見てみましょう。
＜一般的な謝罪のフレーズ＞
まずは、社内の上司や同様に使う、基本的な謝罪のフレーズを見てみましょう。
- すみません
- 申し訳ございません
- 失礼いたしました
- 申し訳ございませんでした
＜フォーマルなお詫びのフレーズ＞
次に、目上の方や取引先に対して、深い謝罪を表現するフレーズです。
- 大変失礼いたしました
- 深くお詫び申し上げます
- 陳謝いたします
- 幾重にもお詫び申し上げます
感謝の表現同様、謝罪の表現も数多く存在します。TOPに合わせた反省や謝罪を伝えられるように、いくつか押さえておきましょう。
おわりに
今回はビジネスメールで感謝や謝罪を表現する方法を紹介してきました。
ビジネスには感謝も謝罪も付いてまわるものです。感謝・謝罪のいずれの場合でも、スピーディーに対応することが大切です。
今回の記事を参考に、感謝や謝罪のメールの文面を作成してみてください。状況に適した表現を使い分けられるビジネスパーソンを目指しましょう！
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また、以下のようなスマホ用のビジネスマナーのアプリもいろいろとありますので、ビジネスマナーが気になる方はやってみるといいでしょう。
